EDV-Systeme sind in Unternehmen inzwischen fast selbstverständlich. Prinzipiell kann man der betrieblichen EDV die folgenden Aufgaben übertragen:
 

• Textverarbeitung: Besonders wenn häufig ähnliche Texte (z.B. Rechnungen, Angebote, Werbebriefe) zu schreiben sind, reduzieren Textverarbeitungssysteme den Arbeitszeitbedarf und somit die Personalkosten.
• Kommunikation/Datenverwaltung: Die EDV kann riesige Datenbestände (z.B. Adressen, Lagerbestände,) speichern und einer Vielzahl von Nutzern durch ein EDV-Netzwerk zur Verfügung stellen. Sie erlaubt den schnellen, fehlerfreien Datenaustausch zwischen Abteilungen (z.B. Einkauf, Lager, Verkauf), was z.B. kürzere Auftragsbearbeitungszeiten (auch schnellere Rechnungserstellung und somit geringere Forderungsaußenstände) bewirkt. Die arbeitsaufwendige Mehrfacherfassung von Daten (z.B. Lieferscheine separat für Lagerbestandsfortschreibung, Erstellung der Kundenrechnung und Buchführung erfassen) kann mit Rechnernetzen völlig vermieden werden.
• Planung/Berechnung: Die EDV kann mit Tabellenkalkulationsprogrammen und statistisch /ökonometrischen Programmen Planungsrechnungen durchführen, die manuell zeitaufwendiger wären (z.B. Preiskalkulation, Buchführung) oder nahezu undurchführbar sind (zeitreihenanalytische Absatz-prognosen, Lagerbestand- und Bestellmengenoptimierung zur Reduzierung der Lagerkosten, Sortiments-optimierung).

Immer häufiger sind Unternehmen jedoch unzufrieden mit der Leistungsfähigkeit des EDV-Systems. In der Praxis lassen sich häufig die folgenden Probleme feststellen:
 

• Langsame und/oder unzureichende Arbeitsabwicklung: Ursächlich für diese Probleme ist i.d.R. nicht die Hard- oder Software selbst. Problematisch ist vielmehr, daß Hard- und Software für die spezifischen Anforderungen des Betriebes ungeeignet sind. Diese Eignungsmängel können beispielsweise auf eine zu gering dimensionierte Rechnerleistung, fehlende Rechnervernetzung, mangelnde Bedienerfreundlichkeit oder unzureichenden Funktionsumfang der Software zurückzuführen sein.
• Ausfall von EDV-Systemkomponenten: Der häufige Ausfall von Systemkomponenten (z.B. Drucker druckt nicht, Programm startet nicht) wird häufiger durch Bedienungsfehler als durch technische Probleme ausgelöst.
• Unzufriedenheit der EDV-Anwender: Die EDV-Bediener halten das Computer-System für fehleranfällig, langsam oder umständlich. Ursache können die unter (1) und (2) genannten Probleme sein. Oft resultiert die Unzufriedenheit - oder gar Angst - aber auch aus unzureichenden Kenntnissen der EDV-Bediener bezüglich der korrekten Bedienung der Computer.
• Arbeiten an der EDV vorbei: Eine zwangsläufige Folge der Unzufriedenheit der EDV-Bediener ist, daß die EDV nicht mehr vollständig genutzt wird. Unter diesen Bedingungen kann aber ein EDV-System nicht korrekt arbeiten (z.B. werden Informationen, die für die EDV-Anlage relevant wären, zwischen Mitarbeitern mittels Zettel ausgetauscht), was noch mehr Mitarbeiter dazu verleitet, die EDV zu umgehen.

Diese Schwierigkeiten sind offenbar meist nicht auf Fehler der Hard- oder Software zurückzuführen. Ursache ist vielmehr, daß viele Unternehmen nie systematisch untersucht haben, welche betrieblichen Funktionen ein EDV-System überhaupt wirtschaftlich übernehmen kann. Außerdem werden häufig schwere und sehr teure Fehler bei der Auswahl und Einführung des Systems begangen.
 

Die folgende kurze Übsicht zeigt, in welchen Schritten die Auswahl- und Einführung eines an die jeweiligen Eigenheiten des Betriebs angepaßten EDV-Systems vorgenommen werden sollte.

Auswahl und Einführung eines EDV-Systems:
 

• Auswahlkriterien festlegen: Nicht jede technisch mögliche EDV-Funktion ist auch wirtschaftlich sinnvoll. Welche Funktionen die EDV in einem bestimmten Betrieb tatsächlich wirtschaftlich übernehmen kann und welche organisatorischen Konsequenzen der EDV-Einsatz mit sich bringen wird, kann nur durch eine individuelle EDV- und Organisationsanalyse ermittelt werden. Da solche Analysen neben EDV-technischen Aspekten auch Betriebsorganisation, Kostenrechnungssystem usw. berücksichtigen müssen, werden solche Analysen i.d.R. nur von kompetenten Unternehmensberatern durchgeführt. Ergebnis der Analyse sind ein EDV-Konzept und ein detaillierter Katalog von Anforderungskriterien an das zu beschaffende EDV-System.
• Einholen der Angebote und Auswählen eines EDV-Systems: Nachdem der Bedarf an EDV-Leistungen ermittelt ist, geht es darum, geeignete und zuverlässige Anbieter für Hard- und Software auszuwählen. Angebote verschiedener potentieller Lieferanten müssen eingeholt und anhand der Auswahlkriterien verglichen werden. Nun wird darüber entschieden, ob die Einführung eines EDV-Systems bei den ermittelten Einführungskosten überhaupt rentabel ist; falls rentabel, wird das am besten geeignete System beschafft und installiert.
• Installation des EDV-Systems: Das EDV-System wird von den Hard- und Softwarelieferanten bezogen und muß nun installiert werden. Oftmals ist eine betriebsspezifische Anpassung (Erstellung spezieller Batch-Dateien, Druckereinrichtung, usw.) nötig, die nicht von den Lieferanten vorgenommen wird.
• Einführung: Die notwendigen Änderungen in der Organisation der Arbeitsabläufe müssen vorgenommen und überwacht werden. Die Mitarbeiter müssen am neuen EDV-System geschult werden. Es sollte nicht übersehen werden, daß die Leistungsfähigkeit eines EDV-Systems wesentlich durch die Fähigkeiten und Kenntnisse der Beschäftigten bestimmt wird. Eine unzureichende Schulung führt zu Bedienungsfehlern, unnötigem Zeitverlust im EDV-Betrieb, Unzufriedenheit der EDV-Bediener und somit letztlich zu hohen Kosten. Klare, verbindliche und schriftlich festgelegte Arbeitsanweisungen (z.B. als Bestandteil eines Organisationshandbuches) tragen dazu bei, daß die EDV korrekt genutzt wird. Ein gefährliches an der EDV "Vorbeiarbeiten" der Beschäftigten wird so vermieden.

Mit der EDV-Aufgabendefinition, der Lieferantenwahl, der Installationsüberwachung und der Mitarbeiterschulung kann ein Unternehmensberater beauftragt werden. Ein Unternehmensberater kann auch für eine schon bestehende EDV-Anlage Maßnahmen ausarbeiten, die helfen, bestehende Schwierigkeiten (vgl. oben) abzustellen.

Richtig eingeführt können EDV-Systeme das leisten, was man von ihnen erwartet: eine schnellere und kostengünstigere Bewältigung von Routineaufgaben und die Entlastung der Mitarbeiter. Falsch konzipiert oder eingeführt sind EDV-Systeme teuer, gefährlich (Datensicherheit!) und Auslöser von Konflikten zwischen Mitarbeitern. Häufig werden, z.B. wegen fehlerhafter oder verspäteter Auftragsabwicklung, sogar die Kunden verärgert. Die Beauftragung von kompetenten Unternehmensberatern mit der Systemeinführung bzw. Systemmodifikation ist deshalb der insgesamt kostengünstigere sowie zeit- und ärgersparende Weg zu der betrieblichen EDV.