Zielsetzungen des Kostenmanagements
Verstärkter Wettbewerbsdruck und konjunkturelle Krisen veranlassen viele Unternehmen, nach Kostensenkungspotentialen zu suchen. Gerade wenn in schwierigen Wettbewerbssituationen die Möglichkeiten eines Unternehmens, Preise oder Absatzmengen zu erhöhen, stark beschränkt sind, ist ein konsequentes Kostenmanagement die aussichtsreichste Methode, um die Rentabilität und die Überlebensfähigkeit des Unternehmens zu sichern. Häufig wird ein intensives Kostenmanagement aber erst dann betrieben, wenn sich das Unternehmen bereits in einer bedenklichen Krise befindet. Wünschenswert ist dagegen ein präventiver Einsatz von Kostenmanagementverfahren zur Vermeidung von Unternehmenskrisen. Im Rahmen des Kostenmanagements sollten insbesondere drei Aufgaben verfolgt werden:
1. Gemeinkostenmanagement
Ziel des Gemeinkostenmanagements ist es zunächst, die Gemeinkosten transparent zu machen, d.h. festzustellen, wofür Gemeinkosten anfallen. Darauf aufbauend kann entschieden werden, welche Gemeinkosten tatsächlich für die betriebliche Leistungserstellung notwendig sind.
2. Änderung der Kostenstruktur
Zielsetzung des Kostenstrukturmanagements ist es, fixe Kosten durch variable Kosten zu ersetzen. Dadurch sinkt die Gewinnschwelle des Unternehmens und damit das Unternehmensrisiko. Je niedriger ceteris paribus der Anteil der fixen Kosten an den gesamten Kosten ist, desto größer ist die Ertragsstabilität des Unternehmens hinsichtlich Absatzmengenschwankungen und desto niedriger entsprechend das Risiko, im Fall von rückläufigen Umsätzen Verluste zu erleiden. Eine besondere Bedeutung hat in diesem Zusammenhang meist die Optimierung der Fertigungstiefe, weil eine zu hohe Fertigungstiefe das Unternehmen mit Fixkosten belastet und zudem schwerfällig macht.
3. Optimierung der Geschäftsfeldstruktur:
In vielen Unternehmen sind nicht alle Geschäftsfelder rentabel. Eine wesentliche Aufgabe des Kostenmanagements ist es, unrentable Geschäftsfelder zu identifizieren, um sie gegebenenfalls aufzugeben. Neben die Untersuchung der Rentabilität ganzer Geschäftsfelder tritt die Untersuchung der Rentabilität einzelner Kundengruppen, weil häufig bestimmte Aufträge oder Kunden überproportional hohe Kosten verursachen und deshalb möglichst vermieden werden sollten.
An den genannten Aufgabenbereichen sieht man, daß Kostenmanagement
nicht mit einfachem Kostensenken zu verwechseln ist. Kostenmanagement zielt
darauf ab, unter Beachtung einer strategischen Zielsetzung das Verhältnis
der betrieblichen Leistung zu den eingesetzten Kosten zu verbessern. Daraus
kann sowohl eine Erhöhung der Rentabilität wie auch eine Reduzierung
des Risikos des Unternehmens folgen.
Kostenmanagement als Komponente einer integrierten Organisationsberatung
Selbstverständlich umfaßt die WIMA-Organisationsberatung die Analyse, die Verbesserung und die Dokumentation der betrieblichen Aufbauorganisation und der Ablaufprozesse. Moderne Organisationsberatung geht jedoch weit über die klassischen Stellenbeschreibungen zur Beseitigung unklarer Aufgabenverteilungen und Kompetenzregelungen hinaus und schließt insbesondere auch das Kostenmanagement als wichtige Komponente mit ein. Ein Unternehmen wird nicht mehr als eine Menge einzelner Stellen gesehen, sondern als lebendiger komplexer Organismus, der bestimmte Arbeitsprozesse schnell, kostengünstig und mit hoher Qualität erfüllen muß, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Daraus ergeben sich für jede Organisationsberatung weitreichende Zielsetzungen:
Geschwindigkeit
Neue Kundenwünsche und schneller technologischer Wandel erfordern eine hohe Geschwindigkeit und Flexibilität der Ablaufprozesse. Wichtiger noch als die eigentlichen Arbeitszeiten sind dabei die "Liegezeiten im Betrieb", in denen ein Auftrag auf eine weitere Bearbeitung wartet. Unter Einbeziehung von Ideen des Business-Reengineering können hier durch eine geeignete Zusammenfassung von Aufgaben (Reduzierung der Anzahl der Schnittstellen) und durch einen verbesserten Informationsfluß die Durchlaufzeiten von Aufträgen (inkl. Verwaltungsnebenarbeiten) reduziert werden.
Kosten
Eine Organisationsstruktur muß so konzipiert werden, daß die für das Unternehmen notwendigen Leistungen mit möglichst geringen Gesamtkosten produziert werden. Jede Organisationsberatung sollte deshalb immer auch eine Analyse der Gemeinkosten einschließen. Basierend auf dem Gedanken des Zero Base Budgeting muß dabei zunächst untersucht werden, welche Verwaltungsarbeiten absolut notwendig bzw. wünschenswert und welche unnötig sind. Erst nachdem man sich über den tatsächlichen Umfang der notwendigen Verwaltungsarbeiten im Klaren ist, kann geplant werden, wie diese Arbeiten möglichst effizient und kostengünstig zu erbringen sind.
Qualität
Die Qualität ist oft einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren eines Unternehmens. Deshalb muß sichergestellt werden, daß trotz Effizienz und Schnelligkeit der Arbeitsabläufe der von den Kunden gewünschte Qualitätsstandard erreicht wird. Zur Vermeidung von Ausschuß, Nachbearbeitungen und Kundenreklamationen sind nicht nur Qualitätsnormen zu erfüllen, es müssen auch potentielle Mängel aufdeckt werden. So können vorausschauend Abhilfemaßnahmen entwickelt und durchgeführt werden. Organisation und Qualität sind somit untrennbar miteinander verbunden. Ohne eine effiziente Organisation ist Qualität nicht erreichbar.
Die simultane Betrachtung aller drei Zielsetzungen bringt zwei wesentliche
Vorteile mit sich:
Voraussetzungen für ein effizientes Kostenmanagement
Für ein effizientes Kostenmanagement sollten die folgenden Grundregeln eingehalten werden:
1. Fixe und variable Kosten grundsätzlich getrennt ausweisen
2. Kalkulatorische Kosten erfassen (z.B. kalk. Miete & Abschreibungen, Unternehmerlohn, Eigenkapitalzinsen)
3. Kostenartenrechnung und Kostenstellenrechnung aufbauen (Wo fallen die Kosten an?)
4. Aufbau einer Kostenträgerrechnung (Wie rentabel sind die einzelnen Produkte bzw. Produktgruppen?)
5. Aufbau eines Controlling-Systems. Die Kostenkontrolle wird dabei durch eine Leistungskontrolle ergänzt.
6. Detaillierte Untersuchungen des Gemeinkostenblocks (z.B. alle zwei Jahre)
7. Beteiligung der Mitarbeiter am Kostenmanagement (z.B. betriebliches Vorschlagswesen)
Die Durchführung einer Gemeinkostenanalyse mit entsprechenden Maßnahmen zu Kostensenkung ist in der Regel relativ komplex. Deshalb wird ein entsprechendes Verfahren hier nur in aller Kürze dargestellt.
Der Grundgedanke der Gemeinkostenplanung besteht darin, die Aktivitäten des Unternehmens auf ihren Sinn hin zu untersuchen und das Unternehmen im Prinzip neu zu planen (Zero-Base-Planing). Dieses völlige Neuüberdenken der eigenen Firmenstruktur sollte alle zwei bis drei Jahre erfolgen. Dabei kann die unkritische Fortschreibung "lieber Gewohnheiten" insbesondere durch die Beteiligung eines externen Beraters vermieden werden. Um jede Aufgabe bezüglich ihrer Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens beurteilen zu können, muß zunächst die Wettbewerbsstrategie festgelegt werden. Die Bewertung des Erfolgsbeitrages einer Aufgabe wird zudem erheblich erleichtert, wenn bekannt ist, welche Kriterien die Kaufentscheidung der Kunden beeinflussen. Die Aufgaben eines Unternehmens können dann bezüglich ihrer Wirkung auf diese Faktoren bewertet werden. Nach der Fixierung der Wettbewerbsstrategie und der Ermittlung der kaufentscheidenden Faktoren ist das Unternehmen in sog. Entscheidungseinheiten zu zerlegen, für die bestimmt werden muß, welche Kosten sie verursachen und welche Aufgaben sie erfüllen. Nachdem die Kosten den Aufgaben zugeordnet sind und bekannt ist, wodurch die Kosten einer Aufgabe beeinflußt werden (z.B. Anzahl der Kundenkontakte bei einem Außendienstmitarbeiter), können die Arbeitsprozesse im Unternehmen dargestellt werden. Diese Arbeitsprozesse werden nun danach untersucht, ob sie überhaupt sinnvoll durchgeführt werden. Vielfach lassen sich schon hierbei wesentliche Einsparungen erzielen, indem Arbeitsabläufe vereinfacht werden, unnötig viele "Übergabestellen" vermieden werden oder benötigte Informationen nicht erst zeitaufwendig beschafft werden müssen. Daneben sollte auch bewertet werden, in welchem Umfang die verschiedenen Tätigkeiten zur Erreichung der Ziele des Unternehmens überhaupt notwendig sind. Anhand dieser Untersuchungen kann der Umfang der Aufgaben festgelegt werden und die Arbeitsabläufe im Unternehmen können im Hinblick auf dessen Ziele optimiert werden.
Für eine erfolgreiche Umsetzung von Kostensenkungsmaßnahmen ist es erforderlich, die Mitarbeiter frühzeitig zu informieren und sie in den Prozeß der Kostensenkung zu integrieren. Letztlich entscheiden die Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit, ob die Maßnahmen erfolgreich zur Senkung der Kosten beitragen.