Die Organisation ist für jede Unternehmung - unabhängig von Unternehmensform, Betriebsgröße und Branche - ein zentraler Erfolgsfaktor. Ein Unternehmen kann sich langfristig am Markt nur behaupten, wenn es die Marktleistung effizient erstellen kann. Hierfür ist es entscheidend, daß alle betriebsnotwendigen Tätigkeiten schnell und korrekt durchgeführt und unnötige Arbeitsbelastungen vermieden werden. Wesentlich für den Erfolg des Unternehmens ist also, daß seine Mitarbeiter genau wissen, welche Kompetenzen und Aufgabenbereiche sie im arbeitsteilig organisierten Unternehmen haben und wie diese Aufgaben korrekt auszuführen sind.
Um vorhandene Erfolgspotentiale bestmöglich nutzen zu können, ist es des weiteren wichtig, strategiegerechte Umstrukturierungen rechtzeitig durchzuführen und Durchlaufprozesse kostensenkend zu verbessern sowie Mitarbeiter motivationsfördernd einzusetzen.
Die nötigen Ansatzpunkte für eine mögliche Optimierung der Arbeitsabläufe, zur Vermeidung unnötiger Arbeitsbelastungen und zur qualifikationsgerechten Zuordnung der Mitarbeiter liefern gut strukturierte Organisationsanalysen, die vorzugsweise von einem betriebsneutralen erfahrenen Berater erstellt werden sollten.
Eine Analyse der zentralen Bestandteile der Unternehmensorganisation umfaßt immer die Aufbau- und die Ablauforganisation. Dabei sollte so exakt wie möglich die zum Analysezeitpunkt herrschende Ist-Situation erfaßt und beurteilt werden. Nach einer ausführlichen Diskussion der ermittelten Schwachstellen muß eine schriftlich fixierte Soll-Konzeption formuliert werden, die im Einklang mit der Unternehmensstrategie steht und eine den strategischen und operativen Zielen angepaßte Erfüllung der unternehmerischen Aufgaben gewährleistet.
Konkret sind dabei für Aufbau- und Ablauforganisation die folgenden Untersuchungen und Ergebniskomponenten von Bedeutung:
1. Aufbauorganisation: Analyse der Unternehmenshierarchie, der Aufgabenzuteilung und -abgrenzung (Stellen- und Abteilungsbildung) und der Kommunikationsstrukturen
Abgestimmt auf die Unternehmensstrategie und die anfallenden Aufgaben muß die Organisationsstruktur eine eindeutige Regelung der Kompetenzen, eine klare Aufgabenzuordnung sowie einfache und schnelle Kommunikationswege aufweisen. Diesbezüglich sollten schriftliche Stellenbeschreibungen angefertigt werden und als Gesamtübersicht die Hierarchie in einem Organigramm festgehalten sein.
Eine Stellenbeschreibung sollte die folgenden Inhaltspunkte aufweisen:
2. Ablauforganisation: Analyse der betrieblichen Abläufe
Die betriebsnotwendigen Arbeitsabläufe müssen effizient und konfliktfrei bewältigt werden können. Dementsprechend sollten schriftliche Arbeitsablaufpläne, d.h. genaue Anweisungen zur Erfüllung einer Aufgabe, vorhanden sein. Als Richtschnur für die Genauigkeit der Anweisungen für einen Arbeitsprozeß kann die dadurch erreichte Transparenz für Unternehmenseinsteiger gelten, also die Möglichkeit, die Beschreibung als Schulungsunterlage für Personen einzusetzen, die den Arbeitsablauf nicht kennen. Solche Arbeitsablaufpläne tragen unmittelbar dazu bei, Reibungsverluste und Arbeitsfehler zu vermeiden, also Motivation und Produktivität der Mitarbeiter zu erhöhen.
Die Grobgliederung eines Arbeitsablaufplanes könnte wie folgt aussehen:
Die Tätigkeitsbeschreibungen der Ablauforganisation und die Stellenbeschreibung der Aufbauorganisation müssen zusammen ein schlüssiges Gesamtkonzept ergeben. So sollte für jede Stelle abgeschätzt werden, wieviel Arbeitszeit auf die einzelnen dort aufgeführten Tätigkeiten entfällt, um so die Bedeutung dieser Tätigkeit für die Stellen beurteilen zu können. Unter Umständen kann mit Hilfe dieser Angaben auch auf die Über- bzw. Unterauslastung bestimmter Arbeitsstellen geschlossen werden.
Die systematische, übersichtliche Zusammenfassung und damit die Dokumentation der betrieblichen Aufbau- und Ablauforganisation erfolgt in dem sogenannten Organisationshandbuch. Es macht die gefundenen verbindlichen organisatorischen Regeln für alle Mitarbeiter des Unternehmens kenntlich und nachvollziehbar und gewährleistet ihre Kontinuität. Durch die systematische Zusammenfasssung aller Regeln und Vorschriften wird die Weiterentwicklung der Gesamtorganisation gesichert und die Abstimmung organisatorischer Teillösungen erreicht.
Das Organisationshandbuch enthält neben den Stellenbeschreibungen, den Arbeitsablaufbeschreibungen und dem Organigramm auch die Firmenphilosophie und die im Unternehmen gültigen Führungsanweisungen. Auch letztere sind damit eindeutig formuliert und schriftlich fixiert. Wichtig ist insbesondere, daß das Handbuch entsprechend der Dynamik des Unternehmens ständig gepflegt und aktualisiert wird.
Das Organisationshandbuch hat somit verbindlichen Regelcharakter und ist zugleich Nachschlagewerk für Führung, Belegschaft und Neueinsteiger. Es informiert die Mitarbeiter über Ziele und Aufgaben der Unternehmung und ihrer Stellen und stellt ein effizientes Zusammenwirken aller personellen Kräfte im Unternehmen im Hinblick auf die unternehmerischen Ziele sicher.
Das Organisationshandbuch ist ein anerkanntes Führungshilfsmittel, das schon bei kleineren Unternehmen bzgl. der Arbeitsteilung wertvolle Koordinationsarbeit leistet und bereits ab einer mittleren Komplexität unentbehrlich wird.